Cum facturezi servicii către clienți din UE și din afara UE

Ai un SRL în România și urmează să facturezi servicii către un client din Polonia, Germania, Statele Unite sau altă țară?

Înainte să emiți factura, nu este suficient să verifici denumirea clientului și suma convenită. Trebuie să clarifici cine este beneficiarul, unde este stabilit, dacă desfășoară o activitate economică și ce tip de serviciu îi prestezi.

Aceste informații influențează:

• aplicarea TVA;
• necesitatea unui cod special de TVA;
• informațiile înscrise pe factură;
• obligațiile de raportare gestionate de contabil, inclusiv Declarația 390;
• transmiterea sau nu a facturii prin RO e‑Factura;
• documentele pe care trebuie să le păstrezi și să le trimiți contabilului.

În acest articol analizăm situația obișnuită în care un SRL din România prestează servicii B2B, precum software, consultanță, marketing, design sau alte servicii profesionale, către o firmă din Uniunea Europeană ori din afara acesteia.

Mai întâi, verifică cine este clientul

Trebuie să stabilești dacă beneficiarul este o firmă sau o persoană fizică. Regulile prezentate în continuare se referă la relațiile B2B — servicii prestate de firma ta unei alte companii.

Dacă beneficiarul este persoană fizică sau nu îți poate confirma că desfășoară o activitate economică, tratamentul TVA poate fi diferit și trebuie verificat separat.

Pe scurt: client din UE versus client din afara UE

Tabelul este orientativ și se aplică serviciilor B2B care urmează regula generală de TVA. Tratamentul trebuie confirmat înainte de prima factură externă.

Regula generală pentru serviciile între firme

Pentru majoritatea serviciilor prestate de o firmă din România către o firmă din străinătate, locul prestării este acolo unde este stabilit clientul. Aceasta este regula generală prevăzută de art. 278 alin. (2) din Codul fiscal.

Dacă prestezi servicii de programare unei companii din Germania, locul prestării este, de regulă, Germania. Dacă prestezi consultanță unei companii din Statele Unite, locul prestării este, de regulă, în afara României.

În ambele cazuri, factura poate fi emisă fără TVA românesc.

Formularea fiscală mai exactă nu este „TVA 0%”, ci „neimpozabil în România”. Nu aplici o cotă zero de TVA, ci operațiunea nu are locul taxării în România.

Cum facturezi o firmă din Uniunea Europeană

Să presupunem că firma ta prestează servicii software unei companii din Polonia.

1. Solicită datele complete ale clientului

Înainte de emiterea facturii, cere denumirea juridică, adresa sediului, numărul de înregistrare, codul de TVA și contractul sau comanda.

Nu te baza numai pe denumirea comercială, adresa de e-mail sau informațiile de pe site. Factura trebuie emisă folosind datele juridice corecte.

2. Verifică numărul de TVA în VIES

Codul TVA al unei firme din Uniunea Europeană poate fi verificat în sistemul oficial VIES.

Păstrează rezultatul verificării, preferabil ca PDF sau captură în care apar data și răspunsul sistemului.

Dacă rezultatul este invalid, nu presupune automat că beneficiarul este persoană fizică. Codul poate fi introdus greșit, poate să nu fie activ pentru operațiuni intracomunitare sau clientul poate avea un alt statut fiscal.

Solicită clarificări clientului și verifică situația înainte de emiterea facturii.

3. Confirmă ce cod trebuie să folosească firma ta

Dacă firma este deja înregistrată normal în scopuri de TVA, folosești codul normal și nu mai ai nevoie de un cod special separat.

Dacă firma nu este înregistrată normal și urmează să presteze servicii B2B unei firme din UE, poate fi obligatorie obținerea codului special de TVA conform art. 317 din Codul fiscal.

Acesta trebuie obținut, de regulă, înainte de prima prestare intracomunitară.

Codul special nu transformă firma în plătitoare normală de TVA. Nu se folosește pentru facturile interne sau pentru clienții din afara UE și nu oferă dreptul general de deducere a TVA.

4. Verifică informațiile de pe factură

Pentru serviciile B2B care urmează regula generală, factura către clientul din UE se emite, de regulă:

• fără TVA românesc;
• cu codurile TVA ale celor două firme;
• cu mențiunea „taxare inversă” sau „reverse charge”;
• cu descrierea și perioada serviciului;
• în moneda stabilită prin contract.

Evită descrierile foarte generale precum „servicii conform contract”. Factura trebuie să arate suficient de clar ce serviciu și ce perioadă acoperă.

Înainte de emitere, confirmă împreună cu persoana care îți gestionează contabilitatea codul utilizat și mențiunea fiscală. După emitere, trimite factura, contractul și rezultatul verificării VIES.

Pentru aceste servicii pot exista obligații speciale de raportare, inclusiv Declarația 390. Acestea sunt gestionate de contabil, care are nevoie la timp de informațiile corecte.

Cum facturezi o firmă din afara Uniunii Europene

Să presupunem că prestezi servicii de consultanță unei companii din Statele Unite.

1. Verifică statutul de companie al clientului

VIES nu se folosește pentru companiile din afara Uniunii Europene.

Solicită denumirea juridică, adresa sediului, numărul local de înregistrare sau identificare fiscală, contractul și informațiile necesare pentru plată.

În funcție de țară și de valoarea contractului, poate fi util un certificat de înregistrare, un extras din registrul comercial sau o verificare într-un registru oficial.

Scopul este să poți demonstra că serviciul a fost prestat unei companii și să folosești pe factură datele corecte.

2. Nu folosi codul special pentru această factură

Codul special conform art. 317 este destinat anumitor operațiuni intracomunitare.

Nu ai nevoie de el doar pentru că emiți o factură unei companii din Statele Unite, Regatul Unit, Elveția sau alt stat din afara UE.

Dacă firma are deja un cod special pentru operațiunile cu parteneri din UE, acesta nu se folosește pe factura către clientul non‑UE. Dacă firma este înregistrată normal în scopuri de TVA, folosește codul său normal.

3. Verifică informațiile de pe factură

Pentru un serviciu B2B care urmează regula generală, factura către clientul non‑UE se emite, de regulă:

• fără TVA românesc;
• cu datele juridice ale celor două firme;
• cu descrierea și perioada serviciului;
• în moneda convenită;
• cu mențiunea „Neimpozabil în România conform art. 278 alin. (2) din Codul fiscal”.

Înainte de emitere, confirmă statutul clientului și mențiunea facturii împreună cu persoana care îți gestionează contabilitatea.

Cod special sau cod normal de TVA?

Codul special și codul normal de TVA nu sunt același lucru.

Codul special este utilizat pentru anumite operațiuni cu parteneri din Uniunea Europeană. Obținerea lui nu transformă firma în plătitoare normală de TVA și nu înseamnă că vei adăuga TVA pe facturile interne.

Codul normal de TVA privește întreaga activitate a firmei. Acesta poate fi obținut obligatoriu sau prin opțiune, chiar dacă firma se află sub plafonul de scutire.

Înregistrarea normală prin opțiune poate fi analizată indiferent dacă lucrezi cu clienți din România, din UE sau din afara UE. Poate fi relevantă atunci când firma face investiții, are cheltuieli importante cu TVA sau lucrează predominant cu firme înregistrate în scopuri de TVA.

Decizia trebuie luată după analiza întregii activități, nu doar pentru o anumită factură. Înregistrarea normală aduce atât posibilitatea deducerii TVA pentru achizițiile eligibile, cât și obligații administrative suplimentare.

Important: dacă firma are cod normal de TVA, nu înseamnă că adaugă automat TVA românesc pe toate facturile externe. Pentru serviciile B2B generale, factura către clientul din UE sau din afara UE poate fi emisă în continuare fără TVA românesc.

Pentru o analiză mai amplă, vezi și TVA la înființarea firmei: plătitor de TVA de la început?.

Trebuie trimisă factura în RO e‑Factura?

Pentru serviciile B2B generale al căror loc al prestării este în afara României, factura emisă clientului extern nu intră, de regulă, în obligația de transmitere prin RO e‑Factura.

Țara clientului nu este însă singurul criteriu. Contează și locul prestării din punctul de vedere al TVA. Dacă serviciul are locul prestării în România sau face parte dintr-o categorie cu reguli speciale, situația trebuie verificată separat.

Vezi și Ce trebuie să știe un antreprenor despre RO e‑Factura.

Factura în euro, dolari sau altă valută

Factura poate fi emisă în moneda stabilită cu clientul. Contractul ar trebui să precizeze moneda, tariful, termenul de plată, contul bancar, modul de acceptare a serviciilor și cine suportă comisioanele.

Pentru emiterea facturilor în română, engleză sau în format bilingv și pentru facturarea în valută poți folosi o soluție precum InsideApp.

Programul te ajută să emiți și să organizezi factura. Tratamentul fiscal trebuie însă stabilit înainte de configurarea documentului.

Ce documente trimiți contabilului

Pentru prima factură externă, trimite:

• factura și contractul;
• datele juridice ale clientului;
• rezultatul verificării VIES, dacă este client din UE;
• comanda sau confirmarea serviciului, dacă există;
• dovada încasării și eventualele comisioane bancare.

Nu trimite doar factura, fără context. Statutul clientului, natura serviciului și contractul pot influența tratamentul fiscal.

Vezi și Ce documente trimiți lunar contabilului.

Verificarea de 2 minute înainte de emitere

Înainte să apeși „Emite factura”, confirmă că:

• beneficiarul este firmă și ai datele sale juridice;
• ai verificat codul TVA în VIES, dacă este client din UE;
• ai contractul sau comanda;
• ai confirmat codul firmei și mențiunea fiscală;
• descrierea, perioada și moneda sunt corecte;
• ai verificat situația RO e‑Factura;
• știi ce documente trebuie trimise contabilului.

Pentru elementele generale ale documentului, vezi și Prima factură pe firmă: ce verifici la emitere.

Situații care trebuie analizate separat

Regula generală prezentată aici nu se aplică automat tuturor serviciilor.

Pot avea reguli diferite serviciile legate de imobile, accesul la evenimente, cazarea, transportul, închirierea mijloacelor de transport, serviciile electronice prestate persoanelor fizice sau serviciile prestate printr-un sediu fix din alt stat.

Dacă serviciul tău intră într-o asemenea categorie ori clientul din UE nu are un cod TVA valid, verifică tratamentul înainte de emiterea facturii.

Dacă partenerul extern cere certificatul de rezidență fiscală

Unii parteneri externi solicită certificatul de rezidență fiscală al firmei pentru documentația lor. Cerința se clarifică direct cu partenerul și nu înlocuiește verificările privind TVA sau emiterea facturii.

Vezi ce trebuie să confirmi și cum soliciți certificatul prin formularul Z01.

Urmează să emiți prima factură externă?

Înainte de emitere, putem verifica împreună datele clientului, codul TVA folosit, mențiunea de pe factură și documentele necesare.

Solicită verificarea primei facturi externe

Clarificăm situația înainte să emiți documentul, nu după închiderea lunii.

Discuția inițială durează aproximativ 15–20 de minute și este fără obligații.

Material informativ actualizat la 15 septembrie 2026. Tratamentul fiscal poate diferi în funcție de natura serviciului, statutul beneficiarului și circumstanțele tranzacției.

Surse oficiale

• Verificarea codurilor TVA în sistemul VIES
• ANAF – înregistrarea normală în scopuri de TVA
• ANAF – înregistrarea specială conform art. 317
• ANAF – instrucțiuni pentru Declarația 390