Ai început o colaborare cu o firmă din străinătate și ai primit un mesaj de la departamentul financiar: „Ne puteți trimite certificatul de rezidență fiscală?”
Dacă este prima dată când ți se cere, începe prin a clarifica pentru ce țară și perioadă îl dorește clientul. Apoi poți solicita documentul de la ANAF și îl poți trimite în forma acceptată de partener.
Pașii de mai jos se referă la o firmă rezidentă fiscal în România.
De ce îți cere clientul acest certificat?
Certificatul este documentul prin care autoritatea fiscală confirmă rezidența fiscală a firmei în România, pentru anul sau perioada înscrisă în el. Clientul extern îl poate solicita pentru documentația sa fiscală.
Cererea poate apărea la începutul colaborării sau mai târziu, când clientul pregătește o plată. Nu înseamnă că certificatul este necesar pentru fiecare factură externă. Nici nu înlocuiește verificările privind TVA sau informațiile care trebuie trecute pe factură.
1. Confirmă țara și anul
Întreabă clientul pentru ce țară și pentru ce an sau perioadă are nevoie de certificat. Notează și termenul până la care ar dori să îl primească.
De exemplu, dacă începi în 2026 să lucrezi cu o firmă din Polonia, confirmă că solicitarea se referă la Polonia și la 2026. Nu alege anul doar după data la care ai primit mesajul: clientul poate avea nevoie de document pentru o altă perioadă.
Păstrează răspunsul scris. Îți va fi util când completezi cererea și când verifici certificatul primit.
2. Întreabă ce document acceptă
Înainte de depunere, mai ai de lămurit câteva lucruri:
- Este suficient certificatul emis de ANAF sau clientul are un formular propriu?
- Acceptă documentul transmis electronic? Are nevoie de traducere?
- Dacă se grăbește, acceptă temporar dovada că ai depus cererea?
Acestea sunt cerințe ale partenerului, așa că cel mai simplu este să le confirmi direct cu el. Dacă ți-a trimis un formular emis de autoritatea fiscală din țara sa, verifică cerințele pentru completarea și depunerea acelui formular; poate fi necesară și o traducere autorizată.
3. Solicită certificatul prin SPV sau prin formularul Z01
Te poți autentifica în SPV de pe site-ul ANAF și poți alege solicitarea „Certificat de rezidență fiscală, pentru persoane juridice rezidente în România”. Alternativ, descarci formularul Z01 și îl transmiți prin e-guvernare.ro.
Înainte de depunere, verifică datele firmei, țara și perioada pentru care partenerul solicită documentul. Dacă ai o dată-limită, depune cererea din timp: ANAF indică un termen de eliberare de 45 de zile de la înregistrarea cererii.
4. Verifică recipisa și păstrează documentele
După transmitere, descarcă recipisa și verifică rezultatul depunerii. Salvează cererea, recipisa și mesajul clientului în același dosar, de exemplu: Client – Polonia – certificat rezidență fiscală – 2026.
Recipisa este dovada depunerii, nu certificatul. Dacă partenerul a confirmat că acceptă temporar această dovadă, i-o poți trimite și îi poți spune că vei reveni cu certificatul după emitere.
5. Verifică certificatul înainte să îl trimiți
Când primești certificatul, compară datele firmei, țara și perioada cu solicitarea clientului. Trimite documentul persoanei indicate, în formatul convenit, și păstrează o copie a mesajului de transmitere.
Dacă datele nu corespund cererii clientului, lămurește diferența înainte să închizi solicitarea.
Prima colaborare externă a firmei?
Certificatul de rezidență fiscală poate fi doar unul dintre documentele cerute de client. Pentru codul TVA, mențiunile de pe factură și celelalte verificări înainte de emitere, citește și articolul Cum facturezi servicii către clienți din UE și din afara UE.
Dacă vrei să verificăm cazul firmei tale, programează o discuție.
Spune-ne din ce țară este clientul, ce servicii îi facturezi și ce documente ți-a cerut; pornim de la aceste informații.