Ai primit actele firmei și te pregătești să începi activitatea.
Poate ai deschis deja contul bancar. Poate urmează să emiți prima factură. În acest moment apar, de obicei, multe întrebări:
- Trebuie să activez SPV?
- Cum facturez corect?
- Ce fac cu RO e-Factura?
- Ce documente trebuie să păstrez?
- Pot să folosesc banii firmei?
- Ce trebuie să discut cu contabilul?
Nu trebuie să rezolvi totul într-o zi. Dar sunt câteva lucruri pe care merită să le pui în ordine înainte să începi să emiți facturi și să faci plăți prin firmă.
1. Separă banii firmei de banii personali
Contul firmei trebuie folosit pentru activitatea firmei.
De la început, este bine să separi clar:
- încasările și plățile firmei;
- cheltuielile personale;
- banii pe care îi scoți din firmă;
- documentele care justifică fiecare plată.
O plată făcută cu cardul firmei nu devine automat cheltuială a firmei. Dacă plătești ceva personal din contul firmei, pot apărea întrebări care trebuie clarificate ulterior cu contabilul.
O regulă simplă te poate ajuta: înainte să plătești ceva din contul firmei, întreabă-te dacă acea cheltuială are legătură cu activitatea firmei și dacă ai un document care o susține.
2. Clarifică modul în care te vei plăti din firmă
Faptul că firma încasează bani nu înseamnă că îi poți transfera pur și simplu în contul personal.
Există mai multe variante prin care poți primi bani din firmă: salariu, indemnizație de administrator, dividende sau decontarea unor cheltuieli făcute pentru firmă.
Fiecare variantă are reguli diferite și poate avea un impact diferit asupra taxelor.
Nu trebuie să alegi totul în prima zi. Dar este important să discuți din timp cu contabilul despre cum vei lucra. Așa eviți situațiile în care scoți bani din firmă fără să fie clar ce reprezintă acea sumă.
3. Confirmă regimul fiscal și obligațiile principale
Regimul fiscal al firmei influențează taxele pe care le vei plăti și obligațiile pe care trebuie să le urmărești.
Verifică împreună cu contabilul:
- dacă firma este microîntreprindere sau plătitoare de impozit pe profit;
- ce condiții trebuie respectate în cazul firmei tale;
- dacă ai obligații legate de TVA;
- ce declarații și termene trebuie urmărite.
În 2026, plafonul relevant pentru regimul micro este de 100.000 euro, dar încadrarea nu depinde doar de plafon. Contează și celelalte condiții aplicabile firmei.
Pentru mai multe detalii, citește:
- Ce taxe plătește un SRL în 2026?
- Microîntreprindere sau impozit pe profit? Cum îți alegi regimul fiscal?
4. Activează SPV și verifică ce ai de făcut cu RO e-Factura
SPV este spațiul online prin care firma comunică electronic cu ANAF.
Este bine să îl activezi de la început, nu atunci când apare prima notificare sau primul termen-limită.
În același timp, verifică ce obligații ai în relație cu RO e-Factura. Regulile pot diferi în funcție de activitatea firmei și de tipul tranzacțiilor pe care le faci.
Înainte de prima factură, clarifică:
- cine are acces în SPV;
- cine pregătește și transmite documentele;
- dacă programul de facturare te ajută să gestionezi corect facturile;
- unde păstrezi facturile și confirmările importante.
Citește și: Ce trebuie să știe un antreprenor despre e-Factura
5. Stabilește un mod simplu de facturare
Nu ai nevoie de un sistem complicat. Ai nevoie de un proces simplu, pe care îl poți urma de fiecare dată.
Înainte de prima factură, stabilește:
- cine emite facturile;
- ce date verifici înainte de emitere;
- unde salvezi facturile emise;
- cum urmărești dacă au fost plătite;
- cum ajung documentele la contabil.
Dacă emiți o factură astăzi, ar trebui să poți răspunde ușor la trei întrebări:
- Unde este factura?
- A fost încasată?
- A ajuns în fluxul contabil?
Pentru multe firme noi, un program de facturare poate simplifica emiterea, urmărirea și arhivarea facturilor. Important este să alegi un instrument potrivit modului în care lucrezi și să verifici că susține fluxul necesar pentru activitatea ta, inclusiv cerințele aplicabile privind RO e-Factura.
iApp este una dintre opțiunile pe care le poți analiza dacă vrei să gestionezi facturarea, documentele și relația cu SPV într-un singur loc.
6. Organizează documentele din prima lună
Facturile, extrasele de cont, contractele, bonurile și dovezile de plată se adună repede.
Dacă le organizezi de la început, contabilitatea devine mai simplă. Dacă le lași pentru final de trimestru sau de an, vei pierde timp căutând documente și reconstruind informații.
Alege un singur loc pentru documentele firmei: un folder cloud, o aplicație sau sistemul agreat cu contabilul.
Regula de bază este simplă:
Fiecare document este salvat, denumit clar și transmis la timp.
7. Discută cu contabilul înainte de prima factură
O discuție scurtă înainte să începi activitatea poate evita multe întrebări și corecții mai târziu.
Este momentul potrivit să clarifici:
- regimul fiscal;
- procesul de facturare;
- RO e-Factura;
- documentele necesare;
- modul în care trimiți documentele;
- deciziile pentru care este bine să ceri o opinie înainte.
Contabilitatea nu ar trebui să înceapă după ce apar problemele. Rolul ei este să îți ofere claritate înainte să apară.
Înainte de prima factură, oprește-te 5 minute
Nu trebuie să ai toate răspunsurile din prima zi. Dar înainte să începi activitatea, merită să poți răspunde clar la aceste întrebări:
- Știu cum voi separa banii firmei de cheltuielile personale?
- Am clarificat cum pot scoate bani din firmă?
- Știu ce regim fiscal are firma mea și ce obligații trebuie urmărite?
- Am acces în SPV și am verificat ce trebuie să fac în relație cu RO e-Factura?
- Am un mod simplu de a emite, păstra și urmări facturile?
- Știu unde păstrez documentele și cum ajung ele la contabil?
- Știu când trebuie să discut cu contabilul înainte de a lua o decizie?
Dacă la una sau mai multe întrebări răspunsul este „nu sunt sigur”, nu înseamnă că ai făcut ceva greșit. Înseamnă doar că merită să clarifici lucrurile înainte ca firma să înceapă să acumuleze documente, plăți și termene.
Ai înființat recent firma și ai întrebări înainte de prima factură?
Putem discuta despre situația firmei tale și despre pașii importanți de clarificat: facturare, documente, taxe, SPV, RO e-Factura și colaborarea cu contabilul.
✓ Fără obligații
✓ Răspunsuri clare, aplicate situației tale
✓ Aproximativ 15–20 minute