Bunurile firmei folosite și personal: ce verifici la cheltuieli și TVA

Firma cumpără o mașină, un telefon, un laptop, mobilier, echipamente sau un imobil care poate fi folosit și în afara activității profesionale?

Faptul că factura este emisă pe firmă și plata se face din contul societății nu înseamnă automat că toate cheltuielile și întreaga TVA pot fi deduse.

Contează:

de ce are firma nevoie de bun;
legătura achiziției cu activitatea economică;
cine îl folosește și în ce scop;
dacă există și utilizare personală;
documentele care susțin situația reală;
tratamentul aplicat cheltuielii, TVA, amortizării și eventualului avantaj personal.

În octombrie 2026, ANAF a anunțat verificări punctuale asupra societăților care au cumpărat bunuri costisitoare sau au realizat amenajări fără o justificare economică suficientă.

Anunțul nu introduce o taxă nouă și nu înseamnă că orice achiziție scumpă este suspectă. Reamintește însă o regulă importantă: bunurile plătite de firmă trebuie să aibă o legătură justificată cu activitatea acesteia, iar documentele și evidența contabilă trebuie să corespundă utilizării lor efective.

Un bun cumpărat de firmă nu este automat deductibil

Prețul bunului nu decide singur tratamentul fiscal.

O firmă IT poate avea nevoie de laptopuri și telefoane pentru echipă. O agenție poate cumpăra echipamente foto-video. Un consultant poate utiliza un autoturism pentru deplasările la clienți, iar o companie de turism poate investi într-o proprietate destinată cazării.

În asemenea situații, valoarea ridicată a achiziției nu o face automat nejustificată.

Întrebarea importantă este:

Cum contribuie bunul la activitatea economică și la obținerea veniturilor firmei?

Riscul apare atunci când firma suportă costul, dar utilizarea economică nu poate fi explicată sau demonstrată, iar bunul este folosit în realitate în interesul personal al asociatului, administratorului, angajatului ori al unei persoane apropiate.

Utilizare economică, mixtă sau personală

Înainte de stabilirea tratamentului fiscal trebuie clarificat cum este utilizat bunul în realitate.

Situație	Ce înseamnă practic	Ce trebuie verificat
Utilizare economică	Bunul este folosit pentru activitatea firmei și obținerea de venituri	Legătura cu activitatea, documentele și condițiile de deducere
Utilizare mixtă	Bunul este folosit atât pentru firmă, cât și personal	Limitările aplicabile, partea economică și eventualul avantaj personal
Utilizare personală	Bunul servește în principal interesului unei persoane, nu activității firmei	Cheltuiala, TVA, avantajul personal și eventuala corectare a evidențelor

Denumirea bunului și existența facturii nu stabilesc singure categoria. Contează utilizarea efectivă.

Un laptop poate fi instrumentul de lucru al unui consultant, dar poate fi și cumpărat pentru o persoană care nu are nicio legătură cu firma. Un apartament poate fi folosit pentru cazarea turiștilor sau poate reprezenta, în fapt, locuința asociatului.

Aceleași tipuri de bunuri pot avea tratamente diferite, în funcție de situația reală.

Nu toate componentele urmează aceeași regulă

Înainte de înregistrarea achiziției trebuie separate cinci analize:

înregistrarea cheltuielii în contabilitate;
deductibilitatea fiscală a cheltuielii;
dreptul de deducere a TVA;
amortizarea bunului;
eventualul avantaj personal acordat utilizatorului.

O cheltuială poate fi înregistrată în contabilitate, dar să nu fie deductibilă fiscal. TVA poate avea un tratament diferit de cheltuială, iar amortizarea poate urma reguli distincte.

De aceea, concluzia „factura este pe firmă, deci deducem tot” este insuficientă.

Ce verifici la cheltuială

Pentru firmele plătitoare de impozit pe profit, regula generală este că o cheltuială trebuie efectuată în scopul desfășurării activității economice pentru a fi luată în calcul fiscal, în condițiile Codului fiscal.

În analiză pot intra:

costul de achiziție sau amortizarea;
chiria ori rata de leasing;
reparațiile și întreținerea;
asigurările;
combustibilul și consumabilele;
utilitățile;
amenajările;
alte costuri suportate de firmă.

Dacă bunul este utilizat personal sau nu există o legătură justificată cu activitatea firmei, cheltuielile pot fi nedeductibile total ori parțial.

Tratamentul nu este identic pentru toate bunurile. Cheltuielile curente, amortizarea, leasingul și investițiile în imobile trebuie analizate separat.

Dar dacă firma este microîntreprindere?

În cazul microîntreprinderilor, deductibilitatea cheltuielilor nu modifică direct impozitul calculat asupra veniturilor, așa cum se întâmplă la impozitul pe profit.

Subiectul rămâne însă relevant pentru:

TVA deductibilă;
eventualele avantaje personale;
evidența contabilă și valoarea activelor;
rezultatul contabil;
profitul care poate fi distribuit ulterior ca dividende.

Faptul că firma este microîntreprindere nu transformă o achiziție personală într-o cheltuială justificată a societății.

Ce verifici la TVA

TVA poate fi dedusă dacă sunt îndeplinite condițiile legale, iar achiziția este utilizată pentru operațiuni care dau drept de deducere.

Trebuie clarificate cel puțin trei aspecte:

firma este înregistrată normal în scopuri de TVA;
bunul este utilizat în activitatea economică;
există documentele necesare pentru exercitarea dreptului de deducere.

Dacă firma nu este înregistrată normal în scopuri de TVA, taxa achitată la cumpărare nu poate fi dedusă prin decontul de TVA.

Dacă bunul este folosit atât economic, cât și personal, dreptul de deducere poate fi limitat sau poate necesita ajustări, în funcție de natura bunului și de situația concretă.

Limita de 50% nu se aplică automat tuturor bunurilor cu utilizare mixtă. Aceasta privește în special anumite vehicule rutiere motorizate.

Ce este diferit în cazul anumitor autoturisme

Pentru vehiculele care nu depășesc 3.500 kg și nu au mai mult de nouă locuri, inclusiv locul șoferului, utilizarea mixtă poate conduce la limitarea la 50% a TVA aferente:

cumpărării, închirierii sau leasingului;
reparațiilor și întreținerii;
pieselor de schimb;
combustibilului;
altor cheltuieli legate de vehicul.

Pot exista și limitări distincte privind cheltuielile. Amortizarea are reguli proprii și nu trebuie confundată cu tratamentul TVA sau al cheltuielilor curente.

Există vehicule și utilizări exceptate, inclusiv în anumite activități de curierat, transport de persoane cu plată, închiriere, școli de șoferi ori utilizare a vehiculului ca marfă.

Dacă firma aplică limitarea de 50% a TVA, nu trebuie să demonstreze prin foaie de parcurs proporția dintre utilizarea economică și cea personală.

Dacă solicită deducerea integrală pe motivul utilizării exclusiv economice, trebuie să poată susține această utilizare. În funcție de caz, pot deveni relevante foile de parcurs, deplasările la clienți, contractele și activitatea persoanei care folosește vehiculul.

Când poate apărea un avantaj personal

Dacă firma suportă un cost în beneficiul personal al unui asociat, administrator sau angajat, analiza nu se oprește la deductibilitatea cheltuielii.

Poate deveni necesară verificarea unui avantaj acordat persoanei care utilizează bunul.

Tratamentul depinde de:

persoana care beneficiază;
relația acesteia cu firma;
natura bunului;
modul de utilizare;
tratamentul aplicat cheltuielii;
excepțiile prevăzute de Codul fiscal.

Utilizarea personală a unui vehicul, telefon, spațiu sau alt bun nu produce automat același tratament în toate situațiile.

De aceea, afirmația „cheltuiala este nedeductibilă și problema este rezolvată” poate fi incompletă. Trebuie verificat dacă există și un beneficiu personal care generează alte obligații fiscale.

Ce documente pot susține utilizarea economică

Nu există un singur document care rezolvă toate situațiile.

În funcție de bun și activitate, pot fi relevante:

factura și dovada plății;
contractul;
nota de recepție sau procesul-verbal de predare;
registrul mijloacelor fixe ori evidența obiectelor de inventar;
decizia de alocare a bunului;
procedura internă de utilizare;
contractele și proiectele în care bunul este folosit;
foile de parcurs și documentele deplasărilor;
rezervările sau contractele de închiriere;
documentele privind locația bunului;
explicația legăturii dintre achiziție și activitatea firmei.

Documentele trebuie să reflecte situația reală. O decizie internă redactată după apariția unei verificări nu poate înlocui utilizarea economică efectivă.

Pentru organizarea lunară a facturilor, extraselor și documentelor justificative, vezi și Ce documente trebuie să trimiți contabilului lunar.

De ce contează coerența dintre documente și utilizarea reală

O factură transmisă prin RO e-Factura și înregistrată în contabilitate nu demonstrează singură că bunul este utilizat economic și că TVA a fost dedusă corect.

Factura, plata, înregistrarea contabilă, registrul mijloacelor fixe și utilizarea efectivă trebuie să descrie aceeași situație.

ANAF a precizat că verificările anunțate în octombrie 2026 folosesc analize de risc bazate inclusiv pe corelarea declarațiilor fiscale, a fișierelor D406 SAF-T și a facturilor transmise prin RO e-Factura.

Validarea tehnică a unei declarații nu înlocuiește verificarea tratamentului contabil și fiscal aplicat tranzacțiilor. Pentru antreprenor, concluzia practică este simplă: documentele și explicațiile trebuie clarificate înainte de închiderea perioadei, nu reconstruite numai după apariția unei neconcordanțe.

7 întrebări înainte să înregistrezi un bun sau o cheltuială pe firmă

Înainte de achiziție sau cel târziu înainte de închiderea perioadei contabile, verifică:

Ce nevoie concretă a firmei justifică achiziția?
Poți explica de ce este necesar bunul pentru activitatea desfășurată?
Cu ce activitate, contract sau venit poate fi asociat?
Există proiecte, clienți sau servicii pentru care bunul este folosit?
Cine utilizează efectiv bunul și unde se află?
Este alocat unui angajat, administrator, punct de lucru sau proiect?
Există și utilizare personală sau mixtă?
Dacă da, aceasta a fost comunicată contabilului?
Ce documente demonstrează utilizarea economică?
Factura este necesară, dar poate să nu fie suficientă.
Au fost tratate separat cheltuiala, TVA, amortizarea și eventualul avantaj personal?
Nu presupune că toate urmează aceeași regulă.
Evidența contabilă corespunde situației reale?
Bunul trebuie să poată fi identificat și urmărit în documentele firmei.

Dacă răspunsurile la întrebările 2–6 nu sunt clare, stabilește tratamentul împreună cu expertul contabil înainte de următorul decont de TVA sau de închiderea perioadei.

Ce faci dacă bunul este deja cumpărat

Nu aștepta o solicitare ANAF pentru a clarifica situația.

Verifică:

cum a fost înregistrată achiziția;
ce TVA a fost dedusă;
dacă există documentele necesare;
cine folosește bunul;
dacă utilizarea actuală diferă de destinația inițială;
dacă trebuie corectată evidența sau ajustată TVA;
dacă apare un avantaj personal.

ANAF precizează că firmele care constată deducerea nejustificată a TVA sau a unor cheltuieli pot depune declarații rectificative înainte de începerea verificărilor.

Corectarea trebuie făcută după stabilirea tratamentului aplicabil situației concrete. Nu orice achiziție costisitoare este greșită și nu orice utilizare mixtă conduce automat la eliminarea integrală a deducerilor.

Urmează să cumperi sau să folosești și personal un bun al firmei?

Înainte să stabilești tratamentul cheltuielii și al TVA, putem verifica legătura achiziției cu activitatea firmei, modul de utilizare și documentele necesare.

Solicită verificarea achiziției și a utilizării bunului

Clarificăm situația înainte de următorul decont de TVA sau de închiderea perioadei contabile.

Material informativ actualizat la 20 octombrie 2026. Tratamentul fiscal și contabil poate diferi în funcție de natura bunului, utilizarea efectivă, regimul fiscal al firmei și persoana care beneficiază de acesta.